仕事の進め方 文章作成・ライティング

メモを取るコツ:まず文字か図かを決める

「メモをとる」
という行為は、仕事の中でもかなり多くの時間を占めている。

皆さんも1日の仕事を振り返ってみて、
メモを取らない日はないのではないだろうか。

この、普段誰もが行っているメモだが、
意外と「自分流」でやってきている事が多く、
改めて「メモはどう取るべきか」について、
考える機会がなかった方も多いのではないだろうか。

私も仕事人生を振り返れば、
・この話、どのくらい具体的にメモを取ろうか・・?
・文字で書きつつ、図や絵をはさみたいな。。
・ただ、図や絵を書いていると時間かかるな、、

などなど、メモについてはたくさん悩んできた歴史がある。

そんなメモについて、
似た様な問題意識を持つメンバーと集まり、
知見を共有・議論をした結果、
ある程度整理できたので、以下に述べたい。

まず、何を書くか

メモとして我々が書いているものは、
大きくは以下の3つに分類される

    • ①文字
    • ②絵・図
    • ③位置関係

まずはそれぞれの特徴について説明したい。

①文字

まず、メモで最も書く頻度が多いのがこの文字だろう。
ペンで筆記したり、PCでタイピングしたり、がそれにあたる。

聞いた言葉を文字でとにかく列記していく分には、
あまり考えずにinputした内容をどんどん書いていける。

一方で文字だけのメモについては、
書いてある内容同士の繋がりが分かりづらかったり、
単純に情報量が多かったりで、
後から見返して理解を再現するのに時間がかかってしまう。

②絵・図

そこで文字に加えて書いている方も多いのが、この絵・図だ。
これらは文字でのメモに添える様な形で利用されている事が多いのではないだろうか。

後で見ても理解しやすく、記憶を再現させる事を容易にする。
一方で絵や図にするにはデザイン系のスキルを要し、
書き始めると時間がかかってしまう事も多い。

※かくいう筆者も昔から図工・美術は苦手で、
 絵・図のメモはなかなかうまくいっていない💦)

③位置関係

そこで、絵や図までは書かないまでも、
多くの方がトライされてるのでは、と思うのがこの位置関係のメモである。

簡単に言うと、メモした塊同士がどういう位置づけ・繋がりになっているかを、
矢印で繋いだり、上下・左右の関係で書き分けたり、といったものだ。

※この位置関係のメモとしてはマインドマップが有名であるが、
 筆者は作成未経験のため、今後トライしてみることに(2018年4月)

特徴まとめ

ここまでの話をまとめると、
メモとして書いているものの特徴は、以下の様に整理される。

メリット 懸念点
①文字  悩まずまずはガンガン書ける  理解再現性が弱い
②絵・図  理解再現性・伝達力が強い  うまく描くのに時間・スキル必要 
③位置関係  構造的に理解できる  階層や全体構造の整理に時間要する

どういう場面では、何が適しているか

では、先に出た「文字 / 絵・図 / 位置関係」は、
どういう場面ならどういうものが適しているだろうか?

①文字

・限られた時間で多くの情報をメモする必要があるもの
 >ex:講演メモ、議事(※特に正確性を重視されるもの)
・後で文字だけ見ても記憶再現が可能なもの(主に自分だけ向け)

②絵・図

・他人に見てもらい、素早く理解してもらいたいもの
 >ex:多人数への周知、SNSで拡散したいもの、等
・そのメモを元に、提案書作成などに繋げたい時

③位置関係

・複雑な概念について理解を深め、整理したい時
 >ex:新たな概念を学んでいる時のinput(読書等)
・複数名でややこしい議論をする時
 >ex:ホワイトボードに位置関係を示しながらの会議

結局、どうメモすると良いか

結局「文字 / 絵・図 / 位置関係」は、
どれか1つを選択するというよりも、
組み合わせてメモすることが多い。

その組み合わせの比率をどうするか、
は目的や重視する軸に応じて変わる。

たとえば、
正確性を重視するメモの時は、ひたすら文字で情報量多くメモする
・概念の理解を深めたい時は、位置関係のメモを意識する
(その分、文字を正確に書き写す事への重点を下げる)
・更に伝達力を意識する時には絵や図を意識する
(メモを取りながら絵を考えるか、それが難しい場合は
文字メモを取った後に、頭を切り替えて作成する)

今回のメモで
重視する軸
 メモの方針
正確性
(ログ・速記)
 PCでとにかく文字を打ち続ける
(可能なら、接続詞や記号を用いて位置関係の整理も同時進行させる)
理解深化・議論
(学習・input)
 ホワイトボードかマインドマップで構造を書きながら考える
(考えた結果は画像データ等で残しておく)
伝達力
(提案・再現性)
 文字でメモした後、絵に進化させる
(または、文字でメモすると同時に絵のイメージだけでも描いておく)

よって、メモを取る時にはまずは
「今回のメモは何を重視するか」
を捉えた上で、
「文字 / 絵・図 / 位置関係 の何を多用するか」
を意識し、
最後はかけられる時間に鑑みて作成してみると良いであろう。

※いかがだったでしょうか。
私もこんな風にメモを体系的に考えたことがなかったので、
これから早速意識・実践してみたいと思います。
(勉強会メンバーのみなさま、ありがとうございました^^)

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