メールを書くでもプレゼンをするでも、
何かコミュニケーションを行う前には、
目的を設定することが重要だ
とりあえず、で始まるコミュニケーション
我々はつい、この目的設定をせずに
コミュニケーションを始めてしまうことが多い。
たとえば、お客様からクレームを頂いたAさん。
急いで上司に以下の様な報告のメールを書いた。
●●課長
お疲れ様です、Aです
■■社のBさんからクレームを頂きました。内容としては・・・というものです。
私としては・・・と考えています取り急ぎご報告までに。
よろしくお願い致します--
みなさんどうだろう。
結構こういう目的のよく分からないメールを見たり、
または書いてしまっていたりする事は多いのではないだろうか。
ただ、こういうメールを読んだ時に読み手としては、
「で、自分はこの後どうすれば良いのだろう？」
という事に悩んでしまうことが多い。
目的のないコミュニケーションの末路
こういったメールを読んだ時に、読み手は
「で、どうして欲しいの？」
「読むだけでいいの？何か私が考えるべき事があるの？」
という頭のモードになり、途中から文章が頭に入ってこなくなる。
また、以下の様な事態に陥ってしまう事も多い。
上司「(あ、そうなんだ。対応考えてるのね)」
（翌日・・・）
Aさん「課長、ご報告した例のクレームの件、どうでしょうか？」
上司「え、俺なんか検討するの？」
Aさん「(え、メールしてたのに・・・)」
コミュニケーションの目的を設定する
上記の様にならないよう、
コミュニケーションにおいては目的設定、つまり、
「相手にどうして欲しいのか」をまず考える事が大切だ。
以下のどれか？だけでも意識されると良い。
今回のコミュニケーションの目的は、
①共有・報告（知ってもらればまずはOK）
②意見・フィードバックが欲しい
③判断・意思決定をして欲しい
④アクションをして欲しい
たとえば、こんな感じだ。
【①知ってもらえればOKの場合】
●●課長お疲れ様です、Aです
■■社のBさんからクレームを頂きました。一度私からお電話を返す約束になっていますので、
取り急ぎ状況を知って頂くべく、以下にご報告します。
目的が変われば、
【④アクションしてもらう場合】
●●課長お疲れ様です、Aです
■■社のBさんからクレームを頂きました。私の説明ではご納得いただけない様子であり、
課長に対応方針とその後のアクションを
お手数ですが、検討いただきたく思います。
まずは状況について以下、ご確認ください
・・・
といった様に、目的を意識したコミュニケーションを行う事で、
読み手は全然読み方、というか、
「読む気持ちのモード」が変わってくる。
結果、双方にとって効果的なコミュニケーション
に繋がるのだ。
ぜひ次のコミュニケーションから、
「このコミュニケーションの目的は何か？」
「目的の４分類のうちならどれか？」
について、意識して考えてみて欲しい
