プレゼンテーション

コミュニケーションに目的を

メールを書くでもプレゼンをするでも、
何かコミュニケーションを行う前には、
目的を設定することが重要だ

とりあえず、で始まるコミュニケーション

我々はつい、この目的設定をせずに
コミュニケーションを始めてしまうことが多い。

たとえば、お客様からクレームを頂いたAさん。
急いで上司に以下の様な報告のメールを書いた。

●●課長

お疲れ様です、Aです
■■社のBさんからクレームを頂きました。

内容としては・・・というものです。
私としては・・・と考えています

取り急ぎご報告までに。
よろしくお願い致します

--

みなさんどうだろう。
結構こういう目的のよく分からないメールを見たり、
または書いてしまっていたりする事は多いのではないだろうか。

ただ、こういうメールを読んだ時に読み手としては、
「で、自分はこの後どうすれば良いのだろう?」
という事に悩んでしまうことが多い。

目的のないコミュニケーションの末路

こういったメールを読んだ時に、読み手は

「で、どうして欲しいの?」
「読むだけでいいの?何か私が考えるべき事があるの?」

という頭のモードになり、途中から文章が頭に入ってこなくなる。

また、以下の様な事態に陥ってしまう事も多い。

上司「(あ、そうなんだ。対応考えてるのね)」

(翌日・・・)

Aさん「課長、ご報告した例のクレームの件、どうでしょうか?」
上司「え、俺なんか検討するの?」
Aさん「(え、メールしてたのに・・・)」

コミュニケーションの目的を設定する

上記の様にならないよう、
コミュニケーションにおいては目的設定、つまり、
「相手にどうして欲しいのか」をまず考える事が大切だ。

 

以下のどれか?だけでも意識されると良い。
今回のコミュニケーションの目的は、

①共有・報告(知ってもらればまずはOK)
②意見・フィードバックが欲しい
③判断・意思決定をして欲しい
④アクションをして欲しい

 

たとえば、こんな感じだ。

【①知ってもらえればOKの場合】
●●課長

お疲れ様です、Aです
■■社のBさんからクレームを頂きました。

一度私からお電話を返す約束になっていますので、
取り急ぎ状況を知って頂くべく、以下にご報告します。

目的が変われば、

【④アクションしてもらう場合】
●●課長

お疲れ様です、Aです
■■社のBさんからクレームを頂きました。

私の説明ではご納得いただけない様子であり、
課長に対応方針とその後のアクションを
お手数ですが、検討いただきたく思います。
まずは状況について以下、ご確認ください
・・・

といった様に、目的を意識したコミュニケーションを行う事で、
読み手は全然読み方、というか、
「読む気持ちのモード」が変わってくる。

結果、双方にとって効果的なコミュニケーション
に繋がるのだ。

ぜひ次のコミュニケーションから、
「このコミュニケーションの目的は何か?」
「目的の4分類のうちならどれか?」
について、意識して考えてみて欲しい

 

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