マネジメント・後輩指導

指示はどこまで具体化すると良いか

仲間や同僚にお願い事をする時に、どこまで具体的に内容を伝えるべきだろうか。
この「指示の具体性」について考えてみたい。

指示をどこまで具体的にするか

例えば「お客様をもてなすため、何か買ってきて欲しい」という状況で考えてみよう

①今からお客様が来られるので、何か買ってきて
②今からお客様が来られるので、お菓子買ってきて
③今からお客様が来られるので、銀座の○○という店でお菓子買ってきて
④今からお客様が来られるので、銀座の○○という店で○○円以内で、
○○と○○が詰め合わせの中に入ってあるもので、ラッピングは○色に
してもらったものを買ってきて

といった具合に、指示はどこまでも具体化できる。
では、どこまで具体化すると良いだろう。それをどの様に判断すると良いだろうか。

指示を具体化するメリットとデメリット

上述の①の指示では、何を買ってくるか分からない、
もしとんでもなく高い物を買ってきたらどうしよう、といった不安がつきまとう。
一方で④で良い指示かといえば、どうだろう。
受けた側としてはミスできない緊張感、信用されていないという不信、
加えて今後同様の指示があった時、彼は何も考えずに今回のお菓子をこの通りに
買ってくる事になるだろう

つまり、指示を具体化するメリットとデメリットは以下の様に整理される

▼指示を具体化するメリットとデメリット

メリット ・正確性・再現性が増す
・受け手は何をすれば良いかのイメージが湧く
デメリット ・信用されていないんじゃないかという不安・不信
・自主性が奪われる事によるモチベーションの低下

指示の具体度は、リスク許容度とトレードオフ

では、「指示をどこまで具体的にするか」はどう判断すると良いのだろうか。

基本的には指示の伝わりづらい点は具体化すると良いだろう。
ただ、具体化しすぎると相手に不信を持たれたりモチベーションの低下を招くため、

・ミスのリスクが高い部分は優先的に具体化する
・一方でミスの許容度が大きい(ミスしてもそんなに問題ではない)
部分はそこまで具体化せず、相手に任せる

という事を意識することが大切だ

つまり、指示の具体化とミス許容度はトレードオフの関係にある。

例えば、こんな指示。
「お客様が来られるので、1500円以内くらいの洋菓子を何か買ってきてもらえる?」

・ここでは、洋菓子の種類が何になっても許容する
・ただ、費用の制約は許容できないため、伝える
・もし、このお客様にアレルギーがあるなら、リスクが高いため、その点の指示を具体化すべき
・正直、包装の色などは、指示を出す側の好みである場合が多い

具体化した際は、伝え方にも注意

ミスのリスクが高い時は、どうしても指示が具体的に細かくなってしまう。
そうした時にも、ぜひ相手の心理ストレスを解消するため、
「なぜ細かく指示しているか」の理由に触れてあげると良い。

「そのお客さん、卵アレルギーだから、敢えて細かい指示になっているんだけど・・・」

といった形である。
そうすると受け手としては、自分が信用されていないのでなく、
別の大きな理由で細かく指示されている、ということへの納得感が生まれやすい

まとめ

・指示はできるだけ具体的に出すと良い
・ただ、具体化しすぎると相手に不信を持たれたりモチベーションの低下を招く
・故に、リスク許容度が高い場合にはある程度曖昧さを残した指示にして、
相手に考える余地を残してあげよう

といった事を、明日からの指示出しの際には意識してみて欲しい

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