仕事の進め方

オンライン会議 (zoom等) の進め方・すぐ使えるコツ

コロナ禍で、zoomやSkypeといったオンラインにて「打合せ・会議」をする必要が出てきた、または増えてきた方も多いのかと思います。

私も、仕事である研修において基本的には対面コミュニケーションありきでずっと来ていた人間でしたが、3年前からオンライン研修の講師をしてきた立場として、オンライン上で話すときの工夫は少しづつ溜まってきました。

そこで、私のような講師でなくとも、「日常の打合せのような場面でも」オンラインで話すときに使えそうな話について、いくつか書いてみたいと思います。

どなたかにとって、何か盗めそうな点があれば幸いです^^

①オンライン会議で「質問」をするときのコツ

■名前で呼ぶ

相手に質問をするときには、「●●さんどうですか?」と名前を敢えて出して質問すると良いです。質問じゃないときでも、「●●さんの仰った・・という点について、」とか、とにかく名前を出すようにしています。

これの意図は2つあって、1つは「迷子防止」。「えっと、、、私ですか??今聞かれてるのは。」みたいなポテンヒットは結構起こりやすいので、その対策として。もう1つは「巻き込み」。単に名前呼ばれただけでも場への参画感は高まるものです

■質問を予告する

これは先に具体例から言うと、「・・・についてどう思いますか?●●さんどう?」という聞き方よりも、「●●さんにぜひ聞きたいんですけど(先に出す)、・・・についてどう思う?」とちょっと順番を変えて、「今から質問するよ」ということを予告するようにしています。

これの意図は、ぶっちゃけオンラインの会議ってリアルより気が抜けやすくなっているので、「さあ今からいくよ」みたいなことをしてあげるといい気がします。

オンライン会議で「発言を聞く」ときのコツ

■有音でうなずく

オンラインで「無音のうなずき」をしていると、「あれ?聴こえてます?繋がってないのかな・・・」という反応をされることがあり、そこから有音でうなずくようにしました。

これを行うときには、うなずき言葉の引き出しが自分の中にたくさんあると、単調になりすぎなくて良いです。(「あー」「ええ」「うん」「なるほど」「たしかに」「ほほー」「そうなんやー」など。)

■リフレーズとイイカエを多用する

相手の音声が環境的に聴こえなかったり、自分には聴こえてても周りには聴こえてなかったり、ということがあるので、「今仰ったのは・・・ということですね」という理解確認は、リアル会議より多めになります。

簡単にできるのは、リフレーズ(=繰り返し)、少し余裕があればイイカエ(=自分の言葉で言いかえる)をやってみています。

■豪快に譲る

オンラインの会議だと、結構な割合で発言が被るものです。被ったときにお互いが引いて、で、もう1回出たらまた被る、みたいなことが多くて、それで発言意欲は結構落ちるものです。

基本的には「相手の話を聞く」ことを優先したいので、発言が被ったら私の場合、「どうぞ、どうぞどうぞ!」と平均3回くらい「どうぞ」してます。経験値的には、3回くらい言わないと相手に再出現してもらえない感覚はあります。  

■視線はカメラに

相手の発言を聞いているとき、つい「映っている相手の目」に視線を合わせがちなのですが、相手と目線を合わせるためには実は「カメラ」に視線を合わせることが必要です。

ただ、リアルと違ってそんなに照れずに目線を合わせられるのはいいなと思っています。

③オンライン会議で「議論を整理」するときのコツ

■共通認識できるものを持つ

「今どこの話だっけ?」が分かりにくくなりやすいのもオンラインの特徴なので、「今、1-2あたりの話ですけど・・」とかって立ち戻れる場所を持てると良いです。(リアルだとホワイトボード等で代替している機能)

一番簡単には、メールでアジェンダを共有しておくと良いでしょう。色々使える方は、画面共有やgoogle drive、付箋ツールなども良いと思うのですが、相手に「使うスキル」を要求するものは、いくら機能が便利であっても良いとは言えません。

■終わる時はうざいくらい確認

会議の最後には、「議論した内容」「決まったこと」「持ち越したこと」を、ちょっとうざいくらいに確認するようにしています。リアルのときよりも「議論が可視化されにくい」上に参加者の「没入感が弱い」ので、議論した内容がスルーされたり忘れられたりする確率は高く、最後の丁寧な確認は必須だと思います。(まあ、リアルでも必須なのですが)

さいごに:オンライン会議の心の持ち方のコツ

■あんまり気にしない

いろいろ書きましたけど、うまくいかなくてもあまり気にしないことです。オンラインの打合せがうまくいかない要因は、リアルの時以上にファシリテーター以外のなんともしがたい要因もあります。(通信環境とか)例えば私が実施したオンライン講義のアンケートスコアは、リアル講義のときと比べて大体1割くらい満足度は落ちます。

なので、うまくいかなくても気にしないことです。けっこう良いメンタルトレーニングだと思ってやっている面もあります。


以上、私の経験において特にシェアしたいものを挙げてみたので、何かみなさんのお仕事の中で使えそうなヒントがあれば幸いです。

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