ファシリテーション

会議ですぐ使えるファシリテーションのスキル・コツ

以前の記事にて、「ファシリテーションとは何か?」その意味合いについて書きました。

今回の記事では、

「ファシリテーションが大事なのは分かったけど、仕事で実際に活かすためにはどうすればいいんだろう?」

という次なる関心をお持ちの方向けに書いていきます。

先の記事でも書きましたが、ビジネスで「ファシリテーション」ができるようになれば、

 ・決まらずに回数が何度も重なる会議
 ・決まったことが、全然実行に移されない会議

といった悩ましい状況を打破し、

 ・あー、今日は良い会議だったなぁ
 ・今日決めたいことは全部決まったな
 ・よし、やってやろう!

という、組織として前向きに成果を目指す状態が実現できます。

この記事では、「ファシリテーションで今すぐ使えるポイント・コツ」について、私の講師としてのファシリテーターの経験もふまえて書いていきたいと思います。

会議の3フェーズ:ファシリテーションの全体像

本題の説明に入っていくにあたり、まず「会議」を大きく3つのフェーズに分けて考えていきましょう。

・①冒頭:会議を始めるとき
・②本論:会議の議題について議論しているとき
・③終盤:最後、会議を終えるとき

3フェーズ です。

それぞれのフェーズにおいてファシリテーターが意識すべきことや、どのようなコツ・ポイントがあるか、1つ1つ紹介をしていきます。

①会議「冒頭編」:すぐ使えるファシリテーションのスキル・コツ

テーマを確認する

会議が始まったらまず、その会議の「テーマ」を確認しましょう。テーマとは、

「この会議は何について話すのか」

を指します。会議の冒頭で会議テーマについて参加メンバーと共通認識を持つことが大切です。

当たり前のことのようですが、意外と参加者間でテーマの認識がズレているというケースはよくあります。

まずはじめにこのテーマ認識を揃えないと、同じ土俵での議論はスタートしません。

ゴールを確認する

また、この会議の「ゴール」の確認も大切です。

ゴールとは、テーマについて話し合った結果、

 ・会議をどんな状態で終わりたいのか
 ・何をどこまで決めたいのか

といったことを指します

会議において、このゴールイメージが揃っていないことも多く、それによって

 ・議論の切迫度が変わる
 ・何をどこまで話せばいいか参加者が迷う

など、参加者間で会議のペースにズレが生じることがあります。

前提・背景を補足する

ここまで記載した「テーマ」と「ゴール」を冒頭で伝えても、ただ伝えるだけでは参加者がそのテーマやゴールに「簡単に合意してくれない」場合があります。

 「なんでそのテーマを話すことになってるんだろう?」
 「なんでそんなにゴールを急いでるんだろう?」

といった疑問を参加者が持った状態では、なかなか積極的な議論はスタートしません。

 ・なぜこのテーマなのか?
 ・なぜこのゴールなのか?

について、

 ・前提として・・・ということがあり、、、
 ・背景には・・・があって、、

といった、この会議にいたるまでの前提や背景の説明により、メンバー全員の視界をそろえていくことが大切です。

②会議「本編」:すぐ使えるファシリテーションのスキル・コツ

受け止める

会議が始まったら、参加者からたくさん発言を受けることになります。

その際、参加者が発言をしてくれたら、まず「受け止める」意識を持ちましょう

 ・「なるほど」「仰る通りですね」といった同意
 ・「確かにそうですね」「分かります」といった共感
 ・「良い案ですね」「すごくいいですね」といった称賛

などで、相手の発言を受け止めることが大切です。

その際に難しいのは、

 ・自分とは異なる意見
 ・会議テーマに即さない発言

などが出たときです。ただそういった時にも、

 「ご意見ありがとうございます。」
 「その件も別でぜひ話しましょう」

など、受け止められるポイントを見定めた上で、受け止めようとすることが大事です。

なぜなら、会議で参加者と円滑・活発な議論をするにあたり、発言のモチベーションを保つことは非常に大事だからです。

逆に言えば、これを疎かにすることで簡単に発言は出なくなり、沈黙の会議に陥ってしまいます。

理解・確認する

相手の発言を受けたら、

 「なるほど、・・・ということですね」
 「あー、・・・という理解で合ってますか?」

といったように、発言を繰り返したり、イイカエたりしながら理解・確認をしましょう。

これを行う意図としては、

 ・進行者として、相手の発言を自分がしっかり理解する

ということはもちろんですが、

 ・参加者全員がその人の発言内容を反芻し、場の共通認識を創る

ことが挙げられます。

適切な「理解・確認」により、参加者全体がスムーズにテーマ・ゴールに向かっていくことに繋がります。

リマインドする

会議の途中、議論が盛り上がったり白熱したりすることで、冒頭に決めたテーマやゴールから議論が逸れていくことがあります。

そうならないよう、適宜「会議のテーマやゴール」はリマインドするようにしましょう。

 「今日のテーマは・・・でした」
 「今日のゴールは・・・なので、」

といったイメージです。

ただ、こういったことを何度も伝えることがその場において「角が立つ」ような場合には、

 ・ホワイトボードに書いておく
 ・メールで事前に共有しておく

など、全員が立ち戻れる仕組みを準備することも有効です。

③会議「終盤編」:すぐ使えるファシリテーションのスキル・コツ

議論した内容を確認する

会議が終わるときには、

 ・当初のゴールに照らして、この会議でどこまで到達したのか
 ・この会議で決まったこと / 次回に持ち越しになったこと
 ・アクションが出た場合、誰がいつまでにやるのか

などを、丁寧に確認しましょう。

会議の最後に参加者全員と上記を1つ1つ確認してみると、思った以上にファシリテーターと参加者で認識違いやモレが発見されるものです。

私の経験上でも、「ちょっとやりすぎかな」と思うくらいに内容確認をするくらいでちょうどいいと思います。

モチベートする

そしてこれは「できれば」トライしてみてもらいたい事ですが、最後に参加者のモチベーションを奮い立たせるような言葉をかけてみましょう。

たとえば会議後にアクションがあるような場合において、

 「・・を任せられるのは●●さんしかいない」
 「・・が実現すれば、組織にとっても大きな価値がある」

など、意義やメリットを伝えることで、参加者の会議後の行動を促すことに繋げましょう。

ファシリテーションのスキル・コツを発揮するために

ここまで、会議を3つのフェーズに分けて「ファシリテーションのスキル・コツ」を記載しました。

ただ、こういったことを会議当日、瞬発的に実行することはなかなか難易度が高いです。

なぜなら、会議は始まってしまうと

 ・テーマもゴールもいきなりは言語化できない
 ・会議中、予期せぬ意見や理解できない発言が出て焦ってしまう 
 ・そうしているうちに時間切れとなり、ゴールにたどり着かない

といったことがよくあるからです。

こうした事態を避けるために大事なことは、1にも2にも「準備」です。

ファシリテーションの準備の仕方や、より詳細な実践のポイントを学びたい方は、 私が誰もにおすすめしている書籍を紹介します。


ファシリテーションのスキルを磨き、普段の会議をよりよくすることで、仕事をより楽しいものにしていきましょう!

 

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